Delplan for Ejendomme

Indsatsplaner, action cards og institutionsplaner finder du på de underliggende sider.

Afdelingens kritiske ydelser

Gældende for alle kommunens ejendomme:
Oversvømmelse i bygning og/eller udenoms areal som følge af skybrud eller anden kraftig regn.

Skader på bygning og/eller udenoms areal som følge af orkan eller anden kraftig blæst.

Gældende for administrationsbygninger:
(Søvej 1 og 3, Østergade 1, samt Jobcentret Drewsensvej 60)

Skade på bygning, medarbejdere m.v. som følge af brand, eksplosion, hærværk og terror.

Forsyningssvigt (El, vand og varme)

Afdelingens interne krisestyringsorganisation

Kriseleder: Ejendomschefen

Ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation:
Ejendomschefens konsulent

Ansvarlig for involverede personer:
Sektionslederne for Teknisk Service, Rådgivning & vedligehold og Rengøring.

Ansvarlig for teknik/bygning/systemer:
Ejendomme og IT

Ansvarlig for kommunikation:
Udpegning fortages ad hoc

Hvor mødes kriseledelsen:
Udpegning fortages ad hoc

Hvordan kontakter man hinanden:
Telefonopkald eller SMS

Afdelingens understøttelse af kommunens øverste krisestab

Ejendomschefen deltager som repræsentant for Ejendomme i den øverste krisestab.
Ejendomschefen afrapporterer løbende til kommunaldirektøren.

Alarmering

Fra tekniske installationer (ABA anlægget)

Teknisk Service.

Teknisk Service, områdeleder, sektionsleder, ejedomschefen, kommunaldirektør.

Telefonopkald/SMS

Opgaver i den rollebaserede krisestyring

Krisestaben arbejder rollebaseret. Det betyder, at fem roller skal varetages af krisestaben uanset, hvor mange personer der er til rådighed og uagtet personernes kompetenceniveau.

Rollerne kan senere omfordeles og flere personer kan deles om én rolle, så længe de formår at koordinere opgaveløsningen internt.

Rollerne består af:

1. Kriselederen

2. Ansvarlig for situationsbillede, logføring og dokumentation

3. Ansvarlig for involverede personer

4. Ansvarlig for proces/teknik/bygning/system

5. Ansvarlig for kommunikation

Umiddelbart efter krisestabens aktivering, fordeler den udpegede kriseleder de fire øvrige roller til de personer, der kan træffes enten fysisk eller telefonisk.

Beredskabsdirektøren, eller en af denne udpegede repræsentant, understøtter krisestaben i dens håndtering af krisen.

Til hver rolle findes et action card med de konkrete opgaver og skabeloner, som skal anvendes i opgaveløsningen. Herved sikres, at andre kan involveres i opgavens løsning indtil rette leder/specialist/ressourceperson giver fremmøde.

Kriselederens opgaver

Kriselederen har det overordnede ansvar for at binde mandat, økonomi, ressourcepersoner og kommunikation sammen, så hændelsen håndteres hurtigt og effektivt.

Kriselederen modtager underretning om hændelsen eller udpeges som ansvarlig for krisestaben af eksempelvis kommunaldirektøren afhængigt af driftsniveau for håndtering af hændelsen.

Kriselederen har ansvaret for aktivering af den øvrige krisestab og har ansvar for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab.

Kriselederen delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og tilsikrer optimalt samarbejde på tværs af forvaltninger/stabe, afdelingerne og funktioner.

Kriselederen har ansvar for, at det overordnede situationsbillede altid er opdateret og at der arbejdes efter den strategiske retning, som er besluttet i krisestaben.

Kriselederen har ansvar for underretning af det politiske niveau i samråd med kommunaldirektøren. Kriselederen har også ansvar for at tilsikre fornødent mandat til krisestabens løsninger.

Kriselederen har ansvar for, at tilsikre fornøden økonomi til opgaveløsningen. Kriselederen har også ansvar for at indsatte enheder har de fornødne ressourcer til rådighed for opgaveløsningen og kriselederen er ansvarlig for, at de fornødne interne og eksterne specialister og ressourcepersoner er til rådighed. Kriselederen har det overordnede ansvar for al kommunikation i relation til hændelsen.

Opgaver til ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation

Den ansvarlige for situationsbillede, log og dokumentation (sekretær for krisestaben) har ansvar for at indsamle relevant information og tilvejebringe et opdateret situationsbillede. Endvidere skal sekretæren sørge for, at al information til krisestaben bliver dokumenteret sammen med krisestabens beslutninger, handlinger og undladelser. Dokumentationen foretages i en krisestyringslog. Skabelon findes på beredskabshjemmesiden.

Bilag 8 side 17.

Sekretæren for krisestaben tilsikrer løbende journalisering af dokumenter i kommunens dokumenthåndteringssystem.

Opgaver til ansvarlig for involverede personer

Den ansvarlige for de involverede personer skal varetage alle opgaver i relation til de mennesker, der er direkte berørte af hændelsen. Det kan være borgere, medarbejdere, frivillige m.v.

Som personansvarlig tilsikrer man et højt informationsniveau til alle berørte persongrupper baseret på de pressemeddelelser eller interne orienteringer, som den kommunikationsansvar-lige udarbejder.

Den personansvarlige tilsikrer kommunal tilstedeværelse i berørte områder. F.eks. i et lille lokalsamfund, på hospitalet hvor eventuelle tilskadekomne indbringes, på arbejdspladsen som pludselig udsættes for en alvorlig hændelse.

Den personansvarlige tilsikrer opdateret kontaktinformation på alle involverede personer, så kommunikationen kan flyde let og ubesværet.

Opgaver til ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer

Som ansvarlig for proces, teknik, bygninger og systemer indgår man i krisestaben med ansvar for teknisk understøttelse og kendskab til de berørte processer og leverancer.

Den ansvarlige for proces/teknik har som den helt overordnede og første opgave at skaffe overblik over, hvor hårdt kommunen er ramt af hændelsen. Hvilke processer er nede? Hvilke samfundskritiske og livsvigtige leverancer kan ikke længere tilvejebringes? Hvor hurtigt kan kommunen være tilbage på sporet med en midlertidig løsning? Og hvad koster det? Alle disse elementer skal snarest muligt anvendes af krisestaben for at kunne tilrettelægge alle andres arbejde i bestræbelserne på at normalisere driften hurtigst muligt.

Opgaver til ansvarlig for kommunikation

Den kommunikationsansvarlige har til formål at sikre hurtigt, korrekt og afpasset information til de mange berørte målgrupper.

Den kommunikationsansvarlige aktiverer Indsatsplan for krisekommunikation.

Den kommunikationsansvarlige har som primæropgave at udarbejde en opdateret interessent-analyse, så kriseleden får overblik over, hvem der skal vide hvad og hvornår. Interessentanalysen kan med fordel udarbejdes i en foreløbig version før en hændelse indtræffer, så den kun lige skal tilpasses den konkrete situation.

Den kommunikationsansvarlige udarbejder udkast til pressemeddelelser, opdateringer på sociale medier, interne orienteringer, memoer m.v. som godkendes af kriselederen forud for distribution.

Kontaktoplysninger

Ejendomschefen vil som udgangspunkt altid lede indsatsen.

Herudover indgår følgende:

Sektionsleder, Teknisk Service - tlf. 51 18 53 30

Sektionsleder, R&V - tlf. 40 20 45 50

Sektionsleder, Rengøring - tlf. 51 23 89 88

Rådhusadministrationen - tlf. 20 74 40 16

Midtjysk Brand & Redning - tlf. 89 70 35 99

Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter

Der tilbydes i overensstemmelse med kommunens retningslinjer krisehjælp til de implicerede medarbejdere.