Delplan for Økonomi- og IT-staben

Indsatsplaner, action cards og institutionsplaner finder du på de underliggende sider.

Kritiske funktioner

Økonomi og IT er ansvarlig for følgende funktioner, som er kritiske for kommunen:

  • Leverandør af kommunens IT arbejdspladser der anvendes til Sundheds og sikkerhedskritiske systemer.
  • Leverandør til kommunens institutioner af telefoni og netværk, der bl.a. anvendes til overvågning af omsorgskrævende borgere og alarmfunktioner.
  • Leverandør af kommunens hjemmeside og postsystem, som anvendes ifm. kommunikation med borgere og medarbejdere bl.a. i krisesituationer.  

Afdelingens interne krisestyringsorganisation

Økonomi- og IT afdelingens interne krisestyringsteam består af:

  • Afdelingschef Lisbeth Hansen
  • IT- og digitaliseringschef Henrik Willumsen

Add hoc suppleret med:

  • Jakob Bonde Lauritsen, Leder, Regnskabs- og Rådgivningscenteret
  • Gregers Pilgaard, Udviklingschef 

Såfremt der er adgang til rådhuset, vil mødestedet være C335 – IT’s mødelokale. 

Alternativ mødested aftales i situationen (kunne være et plejecenter).

Der føres log af hændelser og beslutninger på sekretærens PC – når det er muligt arkiveres disse i kommunens ESDH system. 

Afdelingens understøttelse af kommunens krisestab

Økonomichefen samt IT- og digitaliserings-chefen deltager i kommunens krisestab ved tværgående kriser.  

Alarmering

Alarmer om afbrydelse af de kritiske funktioner, som Økonomi og IT staben er ansvarlige for, kan komme fra følgende steder:

  • IT centrets overvågningssystemer, herunder brandalarmering.
  • Superbrugere af kritiske systemer.
  • Leverandør af kritiske systemer.
  • Brugere af kritiske systemer.

Når IT-centeret  modtager en alarmering, undersøges de faktiske forhold. Leder af Drift og leder af Support underrettes sideløbende.

Hvis der er tale om en afbrydelse der forventes at strække sig over mere end 30 min. underrettes IT-Chefen. IT Chefen vurderer, hvornår den øvrige ledelse skal underrettes.

Underretningen sker via SMS eller mail, afhængig af afbrydelsens omfang og varighed.

Herefter træder IT centrets major incident management proces i kraft. 

Opgaver

Der opsættes en Task Force med fagpersoner med bredt kendskab til underliggende teknologi og applikationer. Som minimum indkaldes en ressource fra Service Desk, Netværk, Server og Applikation. Gruppen mødes i lokale C335 og starter arbejdet med løsning af incident:

  • Afdæk problemet 
  • Opsæt hypoteser
  • Afdæk behovet for ekstern assistance og indkald
  • Udpeg mest sandsynlige hypotese
  • Alle aktiviteter der gennemføres som en del af Major Incident skal registreres i IT SM værktøjet
  • Afprøv hypotese
  • Hvis korrekt find løsning (Workaround eller permanent)
  • Der gennemføres en vurdering af forløbet og processens effekt. Dette opsamles i en kort rapport med beskrivelse af erfaringer og forbedringspotentiale. 

Informationshåndtering

Ved korte afbrydelser orienterer en eller projektleder om afbrydelsen på ZoomIN.

Ved større afbrydelser samler personen der er udpeget som major incident manager de informationer der er indrapporteret, og opsøger selv yderlig nødvendig information.

Situationen præsenteres for et medlem af IT-centrets ledergruppe. Projektleder og leder aftaler fordeling af den videre informationsopgave.  

Koordination og samarbejde

For hver af de kritiske funktioner, er der udpeget en systemejer og en superbruger eller IT-kontaktperson, som sørger for den videre kommunikation i de berørte afdelinger/stabe.  

Krisekommunikation

Kommunikationen overvejes i den enkelte sag.

Ved mindre afbrydelser informeres der om status på ZoomIN.

Ved større nedbrud informeres der min. hver 

30. min om status på ZoomIN indtil der kendes et forventet tidspunkt for forventet tilbagevenden til normal drift.

Ved tilbagevenden til normal drift, skrives information til:

Kommunikation (sms)

Systemejer (sms eller telefon)

Byrådsmedlemmer (mail og/eller sms)

Koncernledelsen (mail og/eller sms)

IT kontaktpersoner (mail og Intranet)

Øvrige organisation (Intranet). 

Bemanding og udstyr

Udstyr: Generator i serverrummet.

Personale:

Medarbejder fra netværksgruppen (den der har vagt)

Medarbejder fra servergruppen

Medarbejder fra support. 

Kontaktoplysninger 

 

Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter